I skolemiljøsaker vil dere behandle personopplysninger. Det betyr at dere må ha et behandlingsgrunnlag før dere henter inn opplysninger i skolemiljøsaker, og dette behandlingsgrunnlaget finner dere i opplæringsloven kapittel 9 A.

Dere skal ikke behandle flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med bestemmelsene i kapittel 9 A.

Derfor bør dere stille dere følgende spørsmål i den konkrete saken:

Om hvilke personer er det nødvendig å innhente, bruke og lagre opplysninger for å oppnå formålet om at eleven skal ha det trygt og godt på skolen?
Hvilke opplysninger er det nødvendig å innhente, bruke og lagre for å oppnå formålet?

Det vil variere fra sak til sak hvilke personopplysninger som er nødvendige å behandle.

[udir-law]

I skolemiljøsaker vil opplæringsloven kapittel 9 A som regel gi dere hjemmel til å behandle personopplysninger. Dette gjelder også dere som jobber i private skoler.

Behandler dere personopplysninger i forbindelse med forebyggende og kontinuerlig arbeid for et trygt og godt skolemiljø, vil behandlingsgrunnlaget være § 9 A-3.
I saker om enkeltelevers skolemiljø finner du behandlingsgrunnlaget i §§ 9 A-4 og 9 A-5.

[udir-general]

Eksempel 1

Du som arbeider på skolen, har plikt til å varsle direkte til skoleeier dersom du får mistanke om eller kjennskap til at noen i skoleledelsen utsetter en elev for krenkelser. Det framgår av opplæringsloven § 9 A-5. Det vil si at du har rett til å gi skoleeier personopplysninger i slike tilfeller.

Du må som regel oppgi flere personopplysninger til skoleeier for å kunne oppfylle plikten til å varsle. Blant annet må eleven og vedkommende i skoleledelsen det gjelder, identifiseres med navn, og du må oppgi hva det er som gjør at du mistenker eller vet at eleven utsettes for krenkelser.

Eksempel 2

Jonas forteller at to gutter i klassen hans plager ham, og navngir disse. Her vil det være unødvendig å innhente opplysninger om andre gutter i klassen.

Hvis Jonas derimot ikke vil oppgi hvem av guttene i klassen som plager ham, kan det være nødvendig å innhente opplysninger om samtlige gutter i klassen fra andre enn Jonas selv for å finne ut hvem som plager ham. Men her vil det for eksempel ikke være nødvendig å innhente opplysninger om gutter i parallellklassen til Jonas. Det vil heller ikke være nødvendig å spørre Jonas om hvordan han har det hjemme.

[udir-law]

Skolen skal ikke bruke samtykke som behandlingsgrunnlag i skolemiljøsaker, siden det framgår av kapittel 9 A i opplæringsloven hva dere skal gjøre.

[udir-tip]

Krav til dokumentasjon opp mot hensynet til dataminimering

Skolen har en plikt til å dokumentere sitt arbeid for å oppfylle alle delene av aktivitetsplikten. Dette følger av opplæringsloven § 9 A-4 syvende ledd.

Formålet bak krav til dokumentasjon er å sikre at elev og foreldre skal kunne se at skolen tar saken på alvor. At skolen dokumenterer arbeidet, gjør det også lettere å se både mønster og helhetsbildet. Hvis ulike personer som arbeider på skolen, ser at samme elev havner utenfor i flere situasjoner, er det viktig at denne informasjonen er samlet på et sted, og at den blir sett i sammenheng. Skolen må også framlegge dokumentasjon på hva skolen har gjort for å sikre at elevene har et trygt og godt skolemiljø, hvis en sak blir meldt til statsforvalteren, eller i forbindelse med tilsyn.

Kravet til dokumentasjon må imidlertid balanseres opp mot personvernregelverkets prinsipp om dataminimering. Dere må ha et bevisst forhold til hvilke opplysninger som er nødvendige å innhente for å oppfylle formål med lovbestemmelsene om skolemiljø.

Før dere begynner å behandle personopplysninger, må dere derfor vurdere om dere kan oppnå formålet med færre personopplysninger eller eventuelt med avidentifiserte eller anonymiserte opplysninger.

[udir-task]

Refleksjonsoppgaver – Reflekter alene eller gå sammen med flere og diskuter:

Er dere bevisste på hva slags opplysninger dere innhenter i skolemiljøsaker, og hvorfor dere innhenter dem?
Kan dere komme på andre eksempler der hvilke opplysninger som er nødvendige å innhente, vil variere ut fra sakens faktum?

[udir-importantinfo]

Husk å alltid tenke over hvilke kolleger som trenger å vite hva

I saker der én lærer har behov for opplysninger om en elev, kan det hende en annen lærer ikke har det samme tjenstlige behovet. For eksempel har som regel kontaktlærer et større behov for å vite mer om skolemiljøsaken til sin elev enn det andre lærere på skolen har, men dette vil variere fra sak til sak.

Hvem som har i oppgave å gjennomføre de ulike delene av skolens aktivitetsplikt, vil ofte være styrende for informasjonsflyten. Har du for eksempel fått i oppgave å undersøke og sette inn tiltak i en skolemiljøsak, så er behovet for opplysninger større enn om du kun har et generelt ansvar for å følge med på elevene.

Hvem som trenger å vite hva, vil også avhenge av tiltakene som er satt inn i en skolemiljøsak. Gjelder tiltakene for eksempel ute i skolegården, vil det være behov for å dele nødvendig informasjon om saken med dem som har ansvaret ute i skolegården. Gjelder det imidlertid konkrete tiltak i et klasserom, kan det kanskje være tilstrekkelig at kun de lærerne og assistentene som er i klasserommet, får de nødvendige opplysningene. Vær alltid bevisst på hva som er nødvendig for å oppfylle formålet med bestemmelsene i kapittel 9 A.

I skulemiljøsaker vil de behandle personopplysningar. Det betyr at de må ha eit behandlingsgrunnlag før de hentar inn opplysningar i skulemiljøsaker, og dette behandlingsgrunnlaget finn de i opplæringslova kapittel 9 A.

De skal ikkje behandle fleire personopplysningar enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med føresegnene i kapittel 9 A.

Derfor bør de stille dykk følgjande spørsmål i den konkrete saka:

Kva personar er det nødvendig å innhente, bruke og lagre opplysningar om for å oppnå formålet om at eleven skal ha det trygt og godt på skulen?
Kva opplysningar er det nødvendig å innhente, bruke og lagre for å oppnå formålet?

Det vil variere frå sak til sak kva personopplysningar som er nødvendige å behandle.

[udir-law]

I skulemiljøsaker vil opplæringslova kapittel 9 A som regel gi dykk heimel til å behandle personopplysningar. Dette gjeld òg dykk som jobbar i private skular.

Behandlar de personopplysningar i samband med førebyggjande og kontinuerleg arbeid for eit trygt og godt skulemiljø, vil behandlingsgrunnlaget vere § 9 A-3.
I saker om skulemiljøet til enkeltelevar finn du behandlingsgrunnlaget i §§ 9 A-4 og 9 A-5.

[udir-general]

Døme 1

Du som arbeider på skulen, har plikt til å varsle direkte til skuleeigar dersom du får mistanke om eller kjennskap til at nokon i skuleleiinga utset ein elev for krenkingar. Det går fram av opplæringslova § 9 A-5. Det vil seie at du har rett til å gi skuleeigar personopplysningar i slike tilfelle.

Du må som regel oppgi fleire personopplysningar til skuleeigar for å kunne oppfylle plikta til å varsle. Mellom anna må eleven og vedkommande i skuleleiinga det gjeld, bli identifiserte med namn, og du må oppgi kva det er som gjer at du mistenkjer eller veit at eleven blir utsett for krenkingar.

Døme 2

Jonas fortel at to gutar i klassen hans plagar han, og namngir desse. Her vil det vere unødvendig å innhente opplysningar om andre gutar i klassen.

Viss Jonas derimot ikkje vil oppgi kven av gutane i klassen som plagar han, kan det vere nødvendig å innhente opplysningar om alle gutane i klassen frå andre enn Jonas sjølv for å finne ut kven som plagar han. Men her vil det til dømes ikkje vere nødvendig å innhente opplysningar om gutar i parallellklassen til Jonas. Det vil heller ikkje vere nødvendig å spørje Jonas om korleis han har det heime.

[udir-law]

Skulen skal ikkje bruke samtykke som behandlingsgrunnlag i skulemiljøsaker, sidan det går fram av kapittel 9 A i opplæringslova kva de skal gjere.

[udir-tip]

Krav til dokumentasjon opp mot omsynet til dataminimering

Skulen har ei plikt til å dokumentere arbeidet sitt for å oppfylle alle delane av aktivitetsplikta. Dette følgjer av opplæringslova § 9 A-4 sjuande ledd.

Formålet med kravet til dokumentasjon er å sikre at eleven og foreldra skal kunne sjå at skulen tek saka på alvor. At skulen dokumenterer arbeidet, gjer det òg lettare å sjå både mønster og heilskapsbiletet. Viss ulike personar som arbeider på skulen, ser at same elev hamnar utanfor i fleire situasjonar, er det viktig at denne informasjonen er samla på éin stad, og at han blir sett i samanheng. Skulen må òg leggje fram dokumentasjon på kva skulen har gjort for å sikre at elevane har eit trygt og godt skulemiljø, viss ei sak blir meld til statsforvaltaren, eller i samband med tilsyn.

Kravet til dokumentasjon må likevel balanserast opp mot prinsippet om dataminimering i personvernregelverket. De må ha eit medvite forhold til kva opplysningar det er nødvendig å innhente for å oppfylle formålet med lovføresegnene om skulemiljø.

Før de byrjar å behandle personopplysningar, må de derfor vurdere om de kan oppnå formålet med færre personopplysningar eller eventuelt med avidentifiserte eller anonymiserte opplysningar.

[udir-task]

Refleksjonsoppgåver – Reflekter åleine eller gå saman med fleire og diskuter:

Er de bevisste på kva slags opplysningar de innhentar i skulemiljøsaker, og kvifor de innhentar dei?
Kan de komme på andre døme der det vil variere kva opplysningar som er nødvendige å innhente, ut frå faktumet i saka?

[udir-importantinfo]

Hugs å alltid tenkje over kva kollegaer som treng å vite kva

I saker der éin lærar har behov for opplysningar om ein elev, kan det hende ein annan lærar ikkje har det same tenestlege behovet. Til dømes har som regel kontaktlæraren eit større behov for å vite meir om skulemiljøsaka til eleven sin enn det andre lærarar på skulen har, men dette vil variere frå sak til sak.

Kven som har i oppgåve å gjennomføre dei ulike delane av aktivitetsplikta til skulen, vil ofte vere styrande for informasjonsflyten. Har du til dømes fått i oppgåve å undersøkje og setje inn tiltak i ei skulemiljøsak, så er behovet for opplysningar større enn om du berre har eit generelt ansvar for å følgje med på elevane.

Kven som treng å vite kva, vil òg avhenge av tiltaka som er sette inn i ei skulemiljøsak. Gjeld tiltaka til dømes ute i skulegarden, vil det vere behov for å dele nødvendig informasjon om saka med dei som har ansvaret ute i skulegarden. Gjeld det derimot konkrete tiltak i eit klasserom, kan det kanskje vere tilstrekkeleg at berre dei lærarane og assistentane som er i klasserommet, får dei nødvendige opplysningane. Ver alltid klar over kva som er nødvendig for å oppfylle formålet med føresegnene i kapittel 9 A.