Når dere behandler personopplysninger, skal det gjøres for et på forhånd presist angitt formål. Formålet må også være saklig begrunnet i oppgavene deres. Alle formål skal være forklart på en måte som gjør at alle berørte har samme forståelse av hva personopplysningene skal brukes til, enten det går fram av lovteksten eller et samtykke.

Innsamlede personopplysninger kan som hovedregel ikke brukes til andre formål senere. Unntaket er hvis det nye formålet kan sies å være forenelig med det opprinnelige formålet. Hvis dere er usikre på om formålet er forenelig med det opprinnelige, bør dere kontakte skoleeier.

[udir-tip]

Noen formål er per definisjon forenelige med det opprinnelige formålet. For skolene er behandling i offentlige arkiver et forenelig formål.

Hvis du skal vurdere hva som er et forenelig formål, kan du stille deg spørsmålene:

Er det en forbindelse mellom det opprinnelige og det nye formålet?
I hvilken sammenheng er opplysningene samlet inn?
Er det snakk om [særlige kategorier personopplysninger](Særlige kategorier personopplysninger ble tidligere kalt sensitive personopplysninger. Dette er fore eksempel personopplysninger som sier noe om noens etnisitet, religion, helse, seksuelle orientering, politiske oppfatning eller fagforeningsmedlemskap.)?
Hvilke konsekvenser har den tiltenkte viderebehandlingen?

[udir-general]

Eksempel 1

Du kan ikke sende reklame for skolesekker til elevenes foreldre, eller utlevere kontaktopplysningene til leverandøren, hvis du har samlet inn kontaktopplysningene til foreldrene for andre formål. Unntaket er hvis foreldrene senere samtykker til slik bruk.

Eksempel 2

Når du tar i bruk digital [læringsteknologi](Med læringsteknologi mener vi digitale læremidler og læringsunivers, digitale læringsressurser, læringsplattformer, digitale verktøy og enheter som brukes til læring i skolen.) i opplæringen, kan du få tilgang til data som ikke er relevant for å støtte læringen. Du som lærer kan i slike tilfeller ikke hente ut informasjon om for eksempel når eleven gjør lekser, når eleven er pålogget, hvem som hjelper eleven med leksene, osv. Hvis du som lærer får med deg slike opplysninger når du for eksempel lytter til en lekse eleven har spilt inn og levert i appen, kan du ikke bruke disse opplysningene til noe annet enn å vurdere leksen. Formålet med lekseinnleveringen var at du som lærer skulle vurdere og eventuelt gi tilbakemelding om det faglige (støtte til læring). Formålet var for eksempel ikke å vurdere om leksene ble gjort sent, om eleven får nok søvn, eller om samme forelder hjelper til med leksen hver gang. Informasjonen kan derfor heller ikke brukes i for eksempel dialog med eleven og foreldrene i elev- og utviklingssamtaler.

Når de behandlar personopplysningar, skal det gjerast for eit presist formål som er angitt på førehand. Formålet må òg vere sakleg grunngitt i oppgåvene dykkar. Alle formål skal vere forklarte på ein måte som gjer at alle det vedkjem har same forståing av kva personopplysningane skal brukast til, anten det går fram av lovteksten eller eit samtykke.

Innsamla personopplysningar kan som hovudregel ikkje bli brukte til andre formål seinare. Unntaket er viss det nye formålet kan seiast å vere i samsvar med det opphavlege formålet. Viss de er usikre på om formålet er i samsvar med det opphavlege, bør de kontakte skuleeigar.

[udir-tip]

Nokre formål er per definisjon samsvarande med det opphavlege formålet. For skulane er behandling i offentlege arkiv eit samsvarande formål.

Viss du skal vurdere kva som er eit samsvarande formål, kan du stille deg desse spørsmåla:

Er det ein samanheng mellom det opphavlege og det nye formålet?

I kva samanheng er opplysningane samla inn?
Er det snakk om [særlege kategoriar av personopplysningar]? (Særlege kategoriar av personopplysningar blei tidlegare kalla sensitive personopplysningar. Dette er til dømes personopplysningar som seier noko om etnisiteten, religionen, helsa, den seksuelle orienteringa, den politiske oppfatninga eller fagforeiningsmedlemskapen til nokon.)
Kva konsekvensar har den planlagde vidarebehandlinga?

[udir-general]

Døme 1

Du kan ikkje sende reklame for skulesekkar til foreldra til elevane eller utlevere kontaktopplysningane til leverandøren viss du har samla inn kontaktopplysningane til foreldra for andre formål. Unntaket er viss foreldra seinare samtykker til slik bruk.

Døme 2

Når du tek i bruk digital [læringsteknologi](Med læringsteknologi meiner vi digitale læremiddel og læringsunivers, digitale læringsressursar, læringsplattformer, digitale verktøy og einingar som blir brukte til læring i skulen.) i opplæringa, kan du få tilgang til data som ikkje er relevant for å støtte læringa. Du som lærar kan i slike tilfelle ikkje hente ut informasjon om til dømes når eleven gjer lekser, når eleven er pålogga, kven som hjelper eleven med leksene osb. Viss du som lærar får med deg slike opplysningar når du til dømes lyttar til ei lekse eleven har spelt inn og levert i appen, kan du ikkje bruke desse opplysningane til noko anna enn å vurdere leksa. Formålet med lekseinnleveringa var at du som lærar skulle vurdere og eventuelt gi tilbakemelding om det faglege (støtte til læring). Formålet var til dømes ikkje å vurdere om leksene blei gjorde seint, om eleven får nok søvn, eller om same forelder hjelper til med leksa kvar gong. Informasjonen kan derfor heller ikkje brukast i til dømes dialog med eleven og foreldra i elev- og utviklingssamtalar.