[udir-goals]

Mål for modulen om forvaltning

Dere skal kunne [forvalte](Med forvalte mener vi å ta vare på og administrere for bruk) det digitale læremiddelet som er tatt i bruk i opplæringen. I forvaltningen er både avvikshåndtering og tilgangsstyring forutsetninger for å ivareta personvernkrav.

Dere skal:

forstå hva avvikshåndtering og tilgangsstyring er
forstå hvorfor dere må håndtere avvik og sikre tilgangsstyring
lage og følge opp rutiner for avvikshåndtering og tilgangsstyring
kunne handle og reagere når dere oppdager avvik

[udir-tip]

Nedenfor finner dere to faner som gir tilgang til å se filmer om avvikshåndtering og tilgangsstyring. Velg fane etter hvilken film dere ønsker å se.

[udir-tabs]
Avvikshåndtering	Camilla Oppheim Sollied i Tromsø kommune forteller i filmen nedenfor hvordan hun og kommunen jobbet da det ble avdekket et avvik i en digital læringsressurs som var i bruk i skolene. Kan framgangsmåten som Camilla forteller om være et utgangspunkt for arbeid med avvik hos dere?
Tilgangsstyring	Camilla Oppheim Sollied i Tromsø kommune gir i filmen nedenfor tips om hvordan dere kan sikre at ansatte i skolen kun har de tilgangene de trenger for å kunne gjøre jobben sin.

Velg fane nedenfor for å lese om hvorfor dere må ivareta avvikshåndtering og tilgangsstyring.

[udir-tabs]

Avvikshåndtering

Hvorfor håndtere avvik?

Et avvik er et brudd på personopplysningssikkerheten, i denne sammenhengen i et digitalt læremiddel. Et avvik består av tre elementer:

Det er et sikkerhetsbrudd.
Sikkerhetsbruddet fører til utilsiktet eller ulovlig tilintetgjøring, tap, endring, ulovlig spredning av eller tilgang til personopplysninger (årsakssammenheng).
Sikkerhetsbruddet berører personopplysninger.

Dere som er behandlingsansvarlige (enten skoleeieren eller skolelederen som ha fått delegert oppgaven) skal rapportere inn avvik. Det skal gjøres så snart som mulig etter at bruddet er oppdaget, og senest innen 72 timer. Avvik skal rapporteres til Datatilsynet via Altinn (altinn.no) . Dersom læremiddelleverandøren oppdager et avvik skal denne gi beskjed til den behandlingsansvarlige uten [ugrunnet opphold](Uten ugrunnet opphold betyr å gi beskjed straks, og at all forsinkelse må være saklig begrunnet.).

Læremiddelleverandører er ofte databehandlere for mange skoleeiere og skoler. Det kan være hensiktsmessig at dere som skoleeiere eller skoleledere gir læremiddelleverandøren fullmakt på vegne av dere til å melde inn avviket til Datatilsynet. Dere må likevel alltid levere en egen oppfølgingsmelding om avviket til Datatilsynet.

Avvik skal meldes som en del av det systematiske forvaltningsarbeidet med digitale læremidler til skoleeieren eller skolelederen. Ved å dokumentere og melde avvik utfører dere plikten som behandlingsansvarlig. Plikten innebærer også et krav om å rette opp i avviket som er avdekket. Innmeldte avvik gir bedre mulighet for sikrere bruk.

Avvik må håndteres for å lære, reparere og unngå at det skjer igjen. En avviksmelding til Datatilsynet er viktig. Minst like viktig er det at dere håndterer avviket internt og dokumenterer håndteringen og hvilke tiltak som er satt i verk

Tilgangsstyring

Hvorfor sikre tilgangsstyring?

Tilgangsstyring er å gi elever og ansatte riktig tilgang til digitale læremidler. Det betyr også å avslutte tilgangen når de ikke lenger trenger den. Tilgangsstyring medfører å gi rett tilgang til rett person til rett tid. Dere skal kun gi tilgang til de digitale læremidlene til den eller de ansatte som har behov for tilgang for å kunne utføre jobben sin. Dette er i tråd med prinsippene om konfidensialitet og tilgjengelighet, og sikrer også skoleeier og skolen kan ivareta taushetsplikten.

[udir-tip]

Tilgangsstyring gjennom bruk av det skoleadministrative systemet

Mange skoleeiere bruker det skoleadministrative systemet som grunnlag for å gi tilgang til alle digitale løsninger, inkludert de digitale læremidlene. I det skoleadministrative systemet opprettes det riktige koblinger mellom ansatte og elevgrupper, og de deles med [Feide](Feide er den nasjonale løsningen for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning.).