Utgangspunktet er at elevene har møteplikt til alle timer på alle trinn. Årsaken til fraværet, og dokumentasjonen av fraværet, v il fra og med ungdomstrinnet påvirke om fraværet skal føres på elevens vitnemål og kompetansebevis (reglene om føring av vitnemål og kompetansebevis). Dersom elevene i videregående skole ikke møter opp til timen, vil fraværet også påvirke grunnlaget for vurdering i fag (reglene om fraværsgrensen).

Hvis dere tar stilling til om fraværet kan unntas fra fraværsgrensen, eller om det ikke skal føres på vitnemål og kompetansebevis, vil dere behandle personopplysninger. Dere vil ofte behandle personopplysninger av særlige kategorier, for eksempel opplysninger om religion, helse eller politisk oppfatning.

Dere må ha et behandlingsgrunnlag før dere mottar, registrerer og lagrer personopplysninger om fravær. I tillegg kan dere ikke behandle flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med reglene om føring av fravær og fraværsgrensen.

Derfor bør dere stille dere følgende spørsmål:

Hvilken dokumentasjon og informasjon er det nødvendig å innhente, registrere og lagre for å oppnå formålet med reglene om føring av fravær og fraværsgrensen?
Hva slags opplysninger er det nødvendig at dokumentasjonen inneholder for å oppnå formålet?

Det vil variere fra sak til sak hvilke personopplysninger som er nødvendige å behandle.

[udir-law]

Behandlingsgrunnlaget finner du i kapittel 9 i opplæringsforskriften og kapittel 6 i privatskoleforskriften

For føring av fraværet til elever i grunnskolen finner du behandlingsgrunnlaget i opplæringsforskriften § 9-44 eller privatskoleforskriften § 6-43.
For føring av fraværet til elever i videregående skole finner du behandlingsgrunnlaget i opplæringsforskriften § 9-53 eller privatskoleforskriften § 6-50.
For behandling av personopplysninger i forbindelse med fraværsgrensen finner du behandlingsgrunnlaget i opplæringsforskriften § 9-8 eller privatskoleforskriften § 6-8.

[udir-general]

Eksempel 1

Alt fravær fra og med 8. trinn i grunnskolen skal i utgangspunktet føres på vitnemålet. Eleven eller foreldrene kan kreve at fravær for inntil ti skoledager ikke blir ført på vitnemålet, for eksempel hvis de legger fram en legeerklæring som dokumenterer at fraværet skyldes helsegrunner.

Dette vil si at dere i slike tilfeller har rett til å motta, registrere og lagre personopplysninger om at elevens fravær skyldes helsegrunner.

Eksempel 2

En elev i videregående skole skal ikke få standpunktkarakter eller halvårsvurdering med karakter ved fravær som overskrider fraværsgrensen. Fravær som eleven dokumenterer at skyldes helse- og velferdsgrunner, arbeid som tillitsvalgt, politisk arbeid, hjelpearbeid, lovpålagt oppmøte eller representasjon i arrangement på nasjonalt eller internasjonalt nivå, skal likevel ikke inngå i beregningen.

I saker hvor dere må vurdere om fravær skal unntas fraværsgrensen, har dere dermed rett til å motta, behandle og lagre særlig kategori personopplysninger om for eksempel religion, helse og politisk oppfatning.

[udir-tip]

Krav til dokumentasjon vurdert opp mot hensynet til dataminimering

Reglene om føring av fravær og fraværsgrensen innebærer i noen tilfeller at eleven bør legge fram dokumentasjon. Kravet til dokumentasjon må imidlertid balanseres opp mot personvernregelverkets [prinsipp om dataminimering](Prinsipp om at behandling av data skal begrenses til det som er strengt nødvendig for å oppnå formålet). Dere må ha et bevisst forhold til hvilke opplysninger som er nødvendige å registrere og lagre for å oppfylle formålet med behandlingen.

For å ivareta prinsippet om dataminimering kan dere for eksempel sladde overflødige personopplysninger før dere lagrer dokumentasjonen. Dersom dere får en legeerklæring, kan dere i noen tilfeller sladde selve diagnosen, så lenge det framgår av det resterende at fraværet skyldes helsegrunner. Eleven kan også velge å unnta eller sladde deler av en legeerklæring dersom den inneholder overskuddsinformasjon, og skolen kan med fordel opplyse om muligheten for det.

Utgangspunktet er at elevane har møteplikt til alle timar på alle trinn. Årsaka til fråværet, og dokumentasjonen av fråværet, vil frå og med ungdomstrinnet påverke om fråværet skal førast på vitnemålet og kompetansebeviset til eleven (reglane om føring av vitnemål og kompetansebevis). Dersom elevane i vidaregåande skule ikkje møter opp til timen, vil fråværet også påverke grunnlaget for vurdering i fag (reglane om fråværsgrensa).

Viss de tek stilling til om fråværet kan bli unnateke frå fråværsgrensa, eller om det ikkje skal førast på vitnemål og kompetansebevis, vil de behandle personopplysningar. De vil ofte behandle personopplysningar som fell inn under særlege kategoriar, til dømes opplysningar om religion, helse eller politisk oppfatning.

De må ha eit behandlingsgrunnlag før de får, registrerer og lagrar personopplysningar om fråvær. I tillegg kan de ikkje behandle fleire personopplysningar enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med reglane om føring av fråvær og fråværsgrensa.

Derfor bør de stille dykk følgjande spørsmål:

Kva dokumentasjon og informasjon er det nødvendig å innhente, registrere og lagre for å oppnå formålet med reglane om føring av fråvær og fråværsgrensa?

Kva slags opplysningar er det nødvendig at dokumentasjonen inneheld for å oppnå formålet?

Det vil variere frå sak til sak kva personopplysningar som er nødvendige å behandle.

[udir-law]

Behandlingsgrunnlaget finn du i kapittel 9 i opplæringsforskrifta og kapittel 6 i privatskoleforskrifta

For føring av fråværet til elevar i grunnskulen finn du behandlingsgrunnlaget i opplæringsforskrifta § 9-44 eller privatskoleforskrifta § 6-43.
For føring av fråværet til elevar i vidaregåande skule finn du behandlingsgrunnlaget i opplæringsforskrifta § 9-53 eller privatskoleforskrifta § 6-50.

For behandling av personopplysningar i samband med fråværsgrensa finn du behandlingsgrunnlaget i opplæringsforskrifta § 9-8 eller privatskoleforskrifta § 6-8.

[udir-general]

Døme 1

Alt fråvær frå og med 8. trinn i grunnskulen skal i utgangspunktet førast på vitnemålet. Eleven eller foreldra kan krevje at fråvær for inntil ti skuledagar ikkje blir ført på vitnemålet, til dømes viss dei legg fram ei legeerklæring som dokumenterer at fråværet skuldast helsegrunnar.

Dette vil seie at de i slike tilfelle har rett til å få, registrere og lagre personopplysningar om at fråværet til eleven skuldast helsegrunnar.

Døme 2

Ein elev i vidaregåande skule skal ikkje få standpunktkarakter eller halvårsvurdering med karakter ved fråvær som overskrid fråværsgrensa. Fråvær som eleven dokumenterer at skuldast helse- og velferdsgrunnar, arbeid som tillitsvalt, politisk arbeid, hjelpearbeid, lovpålagd oppmøte eller representasjon i arrangement på nasjonalt eller internasjonalt nivå, skal likevel ikkje inngå i berekninga.

I saker der de må vurdere om fråvær skal bli unnateke frå fråværsgrensa, har de dermed rett til å få, behandle og lagre personopplysningar som fell inn under særlege kategoriar som til dømes religion, helse og politisk oppfatning.

[pfdk-tips]

Krav til dokumentasjon vurdert opp mot omsynet til dataminimering

Reglane om føring av fråvær og fråværsgrensa inneber i nokre tilfelle at eleven bør leggje fram dokumentasjon. Kravet til dokumentasjon må likevel balanserast opp mot [prinsippet om dataminimering] (Prinsipp om at behandling av data skal avgrensast til det som er strengt nødvendig for å oppnå føremålet) i personvernregelverket. De må ha eit medvite forhold til kva opplysningar som er nødvendige å registrere og lagre for å oppfylle formålet med behandlinga.

For å vareta prinsippet om dataminimering kan de til dømes sladde overflødige personopplysningar før de lagrar dokumentasjonen. Dersom de får ei legeerklæring, kan de i nokre tilfelle sladde sjølve diagnosen, så lenge det kjem fram av det resterande at fråværet skuldast helsegrunnar. Eleven kan òg velje å halde utanom eller sladde delar av ei legeerklæring dersom ho inneheld overskotsinformasjon, og skulen kan med fordel opplyse om moglegheita for det.