Det første du bør gjøre er å skaffe deg en oversikt over hvilke personopplysninger du som barnehageeier og barnehagen du har ansvar for behandler og [ hvorfor dere behandler disse ] (formålene med behandlingene). Denne informasjonen er en del av det som skal inn i barnehageeiers protokoll over behandlingsaktiviteter.

Behandlingsaktiviteter som skal inn i protokollen kan være

bilder som tas i barnehagen
personopplysninger på barnehagens nettside
apper eller digitale verktøy dere bruker
oversikt over kontaktinformasjon til foreldre
oversikt over barnas personopplysninger

Barnehagen må blant annet informere deg som eier om hvilke personopplysninger de har i apper og systemer de bruker og hvorfor. De må også fortelle dere hvilke personopplysninger de for øvrig behandler elektronisk og hvorfor.

Protokoll

Som eier må du også sørge for at det finnes en protokoll over alle behandlinger som gjøres i barnehagen. Dere er pålagt å ha en behandlingsprotokoll etter personvernforordningen artikkel 30.

Protokollen er et godt verktøy for å ha kontroll på behandlingene som gjøres hos barnehageeier og i barnehagen. Protokollen hjelper deg med å jobbe systematisk med personvern.

Protokollen er et dynamisk dokument og må oppdateres løpende. Husk å ta vare på eldre versjoner, slik at dere har historikken tilgjengelig ved behov.

Du kan for eksempel bruke Datatilsynets mal for slike oversikter.

Les mer om protokoll over behandlingsaktiviteter på datatilsynet.no og på udir.no.

[udir-task]

Oppgave:

Har du oversikt over alle personopplysningene du og barnehagene behandler og hvorfor?

Hvis ikke, sett av tid til å lage en oversikt som oppfyller kravene til en protokoll i artikkel 30 . Du kan først ta for deg de personopplysningene du behandler som barnehageeier. Deretter kan du innhente informasjon fra barnehagene.